Le planning de la zone, vérifié à chaque cellule.
PolPlan remplace la grille Excel et le ré-encodage vers GALOP. Chaque affectation est contrôlée sur-le-champ contre le statut du personnel policier et les règles de votre zone. Ce qui est publié part vers GALOP sans être retapé.
Sur le serveur de la zone, ou en SaaS avec un module installé dans la zone.
Violation légale
Repos de 8 h entre deux services, minimum 11 h
Période publiée. Transmis à GALOP
Polaris vous accompagne d'un bout à l'autre de la période
La chouette de PolPlan apparaît là où un coup de main est utile, et se fait oublier le reste du temps.
Astuce : sélectionnez le shift, puis glissez sur les jours à remplir.
Attention, Anne n'aurait que 8 h de repos. Le minimum légal est de 11 h.
Deux collègues peuvent reprendre ce service sans enfreindre de règle légale.
Il reste deux violations légales, le 17/03 et le 24/03. Voici une proposition pour la première.
Pinceau M
1. Légale
Repos de 8 h entre deux services, minimum 11 h
Localiser
Sonder par SMS
Quelles violations légales reste-t-il sur la période ?
Choisissez un shift, glissez sur la ligne : le pinceau affecte plusieurs jours d'un seul geste.
Une règle légale est enfreinte ? La cellule s'encadre en rouge et la publication attend.
Une absence tombe : les remplaçants possibles sont classés, et un sondage SMS part si besoin.
En option, posez vos questions en langage naturel. L'assistant propose, vous confirmez.
Les scènes sont des illustrations. L'assistant conversationnel est une option : il ne modifie jamais la grille sans votre confirmation, le fournisseur de modèle se choisit, y compris un modèle hébergé localement, et il se coupe d'un réglage.
Quatre irritants du planning, traités à la source
Le double encodage
La grille opérationnelle d'un côté, GALOP de l'autre : un oubli et les heures ne correspondent plus. Dans PolPlan, la grille est la source unique et les prestations validées sont transmises à GALOP.
La vérification à l'œil
Repos minimum, jours consécutifs, quotas de week-ends, effectifs : sur 50 agents et 6 semaines, personne ne voit tout. PolPlan contrôle chaque modification et bloque les violations légales.
L'absence qui en entraîne huit
Une maladie notifiée en soirée oblige à revoir cinq à huit lignes. PolPlan mesure l'impact, classe les remplaçants possibles et peut sonder les agents disponibles par SMS.
Aucune trace des décisions
Qui a changé quoi, et les nuits sont-elles bien réparties ? Chaque action est journalisée et les compteurs d'équité se tiennent à jour.
Ce que fait PolPlan
Un seul outil pour le planificateur, le chef de service, l'agent, le service du personnel et la direction.
- Grille agents × dates
- Édition dans la cellule, pinceau pour affecter par lot, gomme, notes et étiquettes, plusieurs prestations le même jour. Fluide sur 50 agents et 6 semaines.
- Absences et remplaçants
- Une absence encodée déclenche l'analyse d'impact. Les candidats sont classés selon le poste, le grade, les spécialisations et l'équité de charge. Un candidat qui créerait une violation légale n'est jamais proposé.
- Sondage SMS
- Pour un remplacement de dernière minute : envoi groupé aux agents disponibles, réponse par lien personnel sans connexion, expiration automatique et plafonds par agent et par jour.
- Congés
- Demande depuis le portail, contrôle du solde et des délais (quatre mois pour l'été, par exemple), validation par le chef de service, puis intégration dans la grille.
- Portail agent
- Planning personnel et d'équipe, compteurs, soldes de congés, sur smartphone. En consultation seule : l'agent ne modifie jamais la grille.
- Équipes fixes ou pool
- Rotation cyclique d'équipes ou binômes assemblés au jour le jour : les groupes opérationnels se configurent sans développement. Plusieurs grilles par zone, modèles de période, jours fériés belges détectés.
- Rapports et équité
- Distribution des shifts, heures par agent, compteurs de week-ends, de nuits et de fériés, violations par règle.
- Journal d'audit
- Horodatage, auteur, valeurs avant et après. Lisible par l'administrateur de zone et la direction, non modifiable, même par un administrateur.
Dans l'application
Captures de l'environnement de démonstration : zone, agents et plannings fictifs.
Quatre niveaux de contraintes, un seul code couleur
Le statut du personnel policier est codé en règles légales que la zone ne peut pas désactiver. Les autres règles se règlent zone par zone.
-
1. Légale
Bloquante. La publication est impossible tant que la violation subsiste.
Repos entre deux services, jours consécutifs, durée hebdomadaire, travail de nuit.
-
2. Critique
Dérogation possible, avec justification écrite et tracée.
Effectif minimum par shift, capacité opérationnelle, couverture des rôles.
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3. Souple
Signalée au planificateur, sans bloquer.
Répartition des week-ends et des nuits.
-
4. Préférence
Affichée pour information.
Week-ends de repos consécutifs.
- Les règles arrivent par packs signés, installés depuis l'administration, sans redéploiement.
- Chaque zone règle ses paramètres : jours maximum, heures minimum, effectifs par shift et par type de jour.
- Une zone peut déclasser ou surclasser une règle, jamais une règle légale.
Violation légale
La publication attend.
Une modification, et tout le monde est à jour
Le planificateur change une cellule. La validation, le portail des agents et GALOP suivent, sans fichier à faire circuler.
Hébergé dans la zone
Réseau de la zone
Postes et smartphones
Planificateurs, chefs de service, agents
PolPlan
Sur le serveur de la zone
GALOP
Référentiel administratif et salarial
Tout reste dans le réseau de la zone. Aucune connexion Internet n'est requise, hormis la passerelle SMS si l'option est activée.
SaaS
Hors de la zone
Plateforme PolPlan
Hébergée par Nexcalia
Réseau de la zone
Postes et smartphones
Planificateurs, chefs de service, agents
Module déporté
Installé dans la zone
GALOP
Référentiel administratif et salarial
La plateforme est exploitée par Nexcalia. Le module déporté, installé dans la zone, fait le lien avec les systèmes internes, GALOP en premier.
-
1Modifier
Une cellule, une absence, un congé accepté.
-
2Valider
Les contraintes sont recalculées en moins de deux secondes.
-
3Publier
Les agents voient le planning à jour sur leur portail.
-
4Transmettre
Les prestations validées partent vers GALOP, sans ré-encodage.
En ce moment dans la zone
- Affectation enregistrée pour Pierre, lundi matin
- Absence encodée : 3 prestations à remplacer
- Sondage SMS envoyé à 8 agents disponibles
- Marc a répondu : disponible
Exemple d'activité, données fictives.
Transmission GALOP
- Prestations validées de la période
- Codes non transmissibles exclus
- Aucun chevauchement de prestations
- Transmission journalisée : date, auteur, périmètre
GALOP reste le système de référence pour le traitement administratif et salarial. PolPlan s'occupe de ce que GALOP ne fait pas : planifier, vérifier, remplacer.
Chez vous ou chez nous : la même application
Le mode d'hébergement se choisit avec votre direction et votre DPO. Les fonctionnalités et les packs de contraintes sont identiques.
Hébergé dans la zone
PolPlan tourne sur un serveur de la zone, livré en conteneurs.
- Aucune donnée de personnel ne quitte le réseau de la zone.
- Fonctionne sans Internet, hormis la passerelle SMS si elle est activée.
- Prérequis indicatifs : 4 vCPU, 8 Go de RAM, 100 Go de stockage.
- Sauvegarde et restauration testées à la mise en service.
SaaS
Nexcalia héberge et exploite la plateforme. La zone n'a pas de serveur applicatif à gérer.
- Un module déporté reste nécessaire dans la zone : il relie la plateforme aux systèmes internes, GALOP en premier.
- Mises à jour et supervision assurées par Nexcalia.
- Accès par navigateur, portail agent sur smartphone.
- Mêmes rôles, mêmes habilitations, même journal d'audit.
| Hébergé dans la zone | SaaS | |
|---|---|---|
| Où sont les données | Sur le serveur de la zone | Sur la plateforme exploitée par Nexcalia |
| À installer dans la zone | L'application complète | Le module déporté |
| Mises à jour | Livrées par Nexcalia, planifiées avec la zone | Appliquées par Nexcalia |
| Connexion Internet | Non requise, sauf SMS | Requise |
Dans les deux cas : habilitations par rôle, données chiffrées en transit et au repos, journal d'audit non modifiable.
De l'atelier de configuration à la première période
-
1
Atelier de configuration
Postes, shifts et variantes, codes d'activité, rôles, groupes, types de congé.
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2
Import des agents
Matricules GALOP, grades, régimes de travail, groupes, téléphones.
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3
Contraintes
Activation des packs et réglage des paramètres de la zone.
-
4
Première période
Planification, validation, publication et première transmission GALOP contrôlée avec le service du personnel.
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5
Formation
Une demi-journée pour les planificateurs et chefs de service, trente minutes pour les agents.
-
6
Accompagnement
Nous restons à vos côtés pendant la première période complète.
Questions fréquentes
Les données du personnel sortent-elles de la zone ?
En hébergement dans la zone, non : tout reste sur votre serveur et l'application fonctionne sans Internet, hors option SMS. En SaaS, les données sont hébergées sur la plateforme exploitée par Nexcalia et un module déporté dans la zone assure le lien avec vos systèmes internes.
Pourquoi un module dans la zone en SaaS ?
GALOP et les systèmes internes ne sont joignables que depuis le réseau de la zone. Le module déporté y est installé et fait le relais avec la plateforme.
Peut-on garder notre organisation, équipes fixes ou pool ?
Oui. Les groupes opérationnels se configurent selon votre modèle, sans développement.
Que se passe-t-il si une règle légale n'est pas respectée ?
La cellule est encadrée en rouge et la publication reste bloquée tant que la violation subsiste. La zone ne peut pas désactiver une règle légale.
Et le double encodage vers GALOP ?
Il disparaît. Les prestations validées dans PolPlan sont transmises à GALOP sans ré-encodage et sans chevauchement, et chaque transmission est journalisée.
Les agents peuvent-ils modifier la grille ?
Non. Le portail agent est en consultation seule. Les demandes de congé et les réponses aux sondages passent par une validation.
Y a-t-il de l'intelligence artificielle ?
Le moteur de contraintes est déterministe et auditable. L'assistant Polaris est une option désactivable : il ne modifie jamais la grille sans confirmation, et son usage se cadre avec le DPO de la zone.
Combien cela coûte-t-il ?
L'offre dépend de la taille de la zone et du mode d'hébergement. Demandez une démonstration, nous vous remettons une proposition chiffrée.
Voir PolPlan sur une zone fictive
Sur place ou à distance, en une heure : la grille, une absence à remplacer, une publication. Dites-nous où vous joindre.