De planning van de zone, gecontroleerd bij elke cel.
PolPlan vervangt het Excel-rooster en het opnieuw ingeven in GALOP. Elke toewijzing wordt meteen getoetst aan het statuut van het politiepersoneel en de regels van uw zone. Wat gepubliceerd is, gaat naar GALOP zonder overtypen.
Op de server van de zone, of als SaaS met een module die in de zone staat.
Wettelijke overtreding
8 uur rust tussen twee diensten, minimum 11 uur
Periode gepubliceerd. Doorgestuurd naar GALOP
Polaris begeleidt u van het begin tot het einde van de periode
De uil van PolPlan verschijnt waar een handje hulp welkom is, en blijft voor de rest op de achtergrond.
Tip: selecteer de shift en sleep dan over de dagen die u wilt invullen.
Opgelet, Anne zou maar 8 uur rust hebben. Het wettelijke minimum is 11 uur.
Twee collega's kunnen deze dienst overnemen zonder een wettelijke regel te overtreden.
Er blijven twee wettelijke overtredingen, op 17/03 en 24/03. Hier is een voorstel voor de eerste.
Penseel M
1. Wettelijk
8 uur rust tussen twee diensten, minimum 11 uur
Tonen in rooster
Bevragen per sms
Welke wettelijke overtredingen blijven er nog in de periode?
Kies een shift en sleep over de lijn: het penseel wijst meerdere dagen in één beweging toe.
Een wettelijke regel overtreden? De cel krijgt een rode kader en publiceren wacht.
Er valt een afwezigheid: de mogelijke vervangers worden gerangschikt en indien nodig vertrekt een sms-bevraging.
Als optie stelt u uw vragen in gewone taal. De assistent stelt voor, u bevestigt.
De scènes zijn illustraties. De assistent is een optie: hij wijzigt het rooster nooit zonder uw bevestiging, de modelleverancier kiest u zelf, ook een lokaal gehost model, en u schakelt hem met één instelling uit.
Vier ergernissen van de planning, bij de bron aangepakt
Dubbel ingeven
Het operationele rooster aan de ene kant, GALOP aan de andere: één vergetelheid en de uren kloppen niet meer. In PolPlan is het rooster de enige bron en gaan de gevalideerde prestaties door naar GALOP.
Controleren op het oog
Minimale rust, opeenvolgende dagen, weekendquota, bezetting: over 50 medewerkers en 6 weken ziet niemand alles. PolPlan controleert elke wijziging en blokkeert wettelijke overtredingen.
Eén afwezigheid, acht wijzigingen
Een ziektemelding op een avond dwingt u vijf tot acht lijnen te herzien. PolPlan meet de impact, rangschikt mogelijke vervangers en kan beschikbare medewerkers per sms bevragen.
Geen spoor van beslissingen
Wie wijzigde wat, en zijn de nachten eerlijk verdeeld? Elke actie wordt gelogd en de billijkheidstellers blijven vanzelf bijgewerkt.
Wat PolPlan doet
Eén tool voor de planner, de diensthoofden, de medewerkers, de personeelsdienst en de directie.
- Rooster medewerkers × datums
- Bewerken in de cel, penseel om in bulk toe te wijzen, gom, notities en labels, meerdere prestaties op dezelfde dag. Vlot bij 50 medewerkers en 6 weken.
- Afwezigheden en vervangers
- Een ingegeven afwezigheid start de impactanalyse. Kandidaten worden gerangschikt volgens post, graad, specialisaties en billijke werklast. Een kandidaat die een wettelijke overtreding zou veroorzaken, wordt nooit voorgesteld.
- Sms-bevraging
- Voor een vervanging op het laatste moment: groepsbericht naar beschikbare medewerkers, antwoord via een persoonlijke link zonder aanmelden, automatische vervaltijd en limieten per medewerker en per dag.
- Verlof
- Aanvraag via het portaal, controle van saldo en termijnen (bijvoorbeeld vier maanden voor de zomer), goedkeuring door het diensthoofd en daarna opname in het rooster.
- Medewerkersportaal
- Persoonlijke planning en die van de ploeg, tellers, verlofsaldi, op de smartphone. Alleen raadplegen: de medewerker wijzigt het rooster nooit.
- Vaste ploegen of pool
- Cyclische rotatie van ploegen of duo's die dag per dag worden samengesteld: operationele groepen stelt u in zonder ontwikkeling. Meerdere roosters per zone, periodesjablonen, Belgische feestdagen automatisch herkend.
- Rapporten en billijkheid
- Verdeling van de shifts, uren per medewerker, tellers voor weekends, nachten en feestdagen, overtredingen per regel.
- Auditlogboek
- Tijdstip, auteur, waarden voor en na. Leesbaar voor de zonebeheerder en de directie, niet aanpasbaar, ook niet door een beheerder.
In de toepassing
Schermafbeeldingen uit de demo-omgeving: zone, medewerkers en planningen zijn fictief.
Vier niveaus van regels, één kleurcode
Het statuut van het politiepersoneel is vastgelegd in wettelijke regels die de zone niet kan uitschakelen. De andere regels stelt elke zone zelf af.
-
1. Wettelijk
Blokkerend. Publiceren is onmogelijk zolang de overtreding blijft bestaan.
Rust tussen twee diensten, opeenvolgende dagen, wekelijkse arbeidsduur, nachtwerk.
-
2. Kritiek
Afwijking mogelijk, met een schriftelijke en gelogde motivering.
Minimumbezetting per shift, operationele capaciteit, dekking van de rollen.
-
3. Soepel
Gemeld aan de planner, zonder te blokkeren.
Verdeling van weekends en nachten.
-
4. Voorkeur
Ter informatie getoond.
Opeenvolgende vrije weekends.
- Regels komen in ondertekende pakketten, geïnstalleerd vanuit het beheer, zonder nieuwe uitrol.
- Elke zone stelt haar parameters in: maximum aantal dagen, minimum aantal uren, bezetting per shift en per dagtype.
- Een zone kan een regel lager of hoger inschalen, maar nooit een wettelijke regel.
Wettelijke overtreding
Publiceren wacht.
Eén wijziging, en iedereen is mee
De planner wijzigt een cel. De validatie, het medewerkersportaal en GALOP volgen, zonder bestanden rond te sturen.
Gehost in de zone
Netwerk van de zone
Werkposten en smartphones
Planners, diensthoofden, medewerkers
PolPlan
Op de server van de zone
GALOP
Referentie voor administratie en lonen
Alles blijft binnen het netwerk van de zone. Er is geen internetverbinding nodig, behalve de sms-gateway als die optie actief is.
SaaS
Buiten de zone
PolPlan-platform
Gehost door Nexcalia
Netwerk van de zone
Werkposten en smartphones
Planners, diensthoofden, medewerkers
Lokale module
Geïnstalleerd in de zone
GALOP
Referentie voor administratie en lonen
Het platform wordt beheerd door Nexcalia. De lokale module, geïnstalleerd in de zone, legt de verbinding met de interne systemen, GALOP in de eerste plaats.
-
1Wijzigen
Een cel, een afwezigheid, een goedgekeurd verlof.
-
2Valideren
De regels worden in minder dan twee seconden herberekend.
-
3Publiceren
De medewerkers zien de bijgewerkte planning in hun portaal.
-
4Doorsturen
De gevalideerde prestaties gaan naar GALOP, zonder opnieuw in te geven.
Op dit moment in de zone
- Toewijzing opgeslagen voor Pierre, maandagochtend
- Afwezigheid ingegeven: 3 prestaties te vervangen
- Sms-bevraging verstuurd naar 8 beschikbare medewerkers
- Marc heeft geantwoord: beschikbaar
Voorbeeld van activiteit, fictieve gegevens.
Doorsturing naar GALOP
- Gevalideerde prestaties van de periode
- Niet-overdraagbare codes uitgesloten
- Geen overlappende prestaties
- Doorsturing gelogd: datum, auteur, omvang
GALOP blijft het referentiesysteem voor de administratieve en loonverwerking. PolPlan doet wat GALOP niet doet: plannen, controleren, vervangen.
Bij u of bij ons: dezelfde toepassing
De hostingvorm kiest u samen met uw directie en uw DPO. De functies en de regelpakketten zijn identiek.
Gehost in de zone
PolPlan draait op een server van de zone, geleverd in containers.
- Geen enkel personeelsgegeven verlaat het netwerk van de zone.
- Werkt zonder internet, behalve de sms-gateway als die actief is.
- Indicatieve vereisten: 4 vCPU, 8 GB RAM, 100 GB opslag.
- Back-up en herstel getest bij de ingebruikname.
SaaS
Nexcalia host en beheert het platform. De zone hoeft geen applicatieserver te beheren.
- Een lokale module blijft nodig in de zone: ze verbindt het platform met de interne systemen, GALOP in de eerste plaats.
- Updates en monitoring door Nexcalia.
- Toegang via de browser, medewerkersportaal op de smartphone.
- Dezelfde rollen, dezelfde rechten, hetzelfde auditlogboek.
| Gehost in de zone | SaaS | |
|---|---|---|
| Waar staan de gegevens | Op de server van de zone | Op het platform dat Nexcalia beheert |
| Te installeren in de zone | De volledige toepassing | De lokale module |
| Updates | Geleverd door Nexcalia, ingepland met de zone | Uitgevoerd door Nexcalia |
| Internetverbinding | Niet nodig, behalve voor sms | Nodig |
In beide gevallen: rechten per rol, gegevens versleuteld tijdens transport en in rust, niet-aanpasbaar auditlogboek.
Van de configuratieworkshop tot de eerste periode
-
1
Configuratieworkshop
Posten, shifts en varianten, activiteitscodes, rollen, groepen, verloftypes.
-
2
Import van de medewerkers
GALOP-stamnummers, graden, arbeidsregimes, groepen, telefoonnummers.
-
3
Regels
De pakketten activeren en de parameters van de zone instellen.
-
4
Eerste periode
Plannen, valideren, publiceren en een eerste doorsturing naar GALOP, gecontroleerd met de personeelsdienst.
-
5
Opleiding
Een halve dag voor planners en diensthoofden, dertig minuten voor de medewerkers.
-
6
Begeleiding
We blijven aan uw zijde tijdens de eerste volledige periode.
Veelgestelde vragen
Verlaten de personeelsgegevens de zone?
Bij hosting in de zone niet: alles blijft op uw server en de toepassing werkt zonder internet, behalve de sms-optie. Bij SaaS staan de gegevens op het platform dat Nexcalia beheert en zorgt een lokale module in de zone voor de verbinding met uw interne systemen.
Waarom een module in de zone bij SaaS?
GALOP en de interne systemen zijn alleen bereikbaar vanuit het netwerk van de zone. De lokale module staat daar en vormt de schakel met het platform.
Kunnen we onze organisatie behouden, vaste ploegen of pool?
Ja. De operationele groepen stelt u in volgens uw model, zonder ontwikkeling.
Wat gebeurt er als een wettelijke regel niet wordt nageleefd?
De cel wordt rood omkaderd en publiceren blijft geblokkeerd zolang de overtreding bestaat. De zone kan een wettelijke regel niet uitschakelen.
En het dubbel ingeven in GALOP?
Dat verdwijnt. De prestaties die in PolPlan gevalideerd zijn, gaan naar GALOP zonder opnieuw in te geven en zonder overlapping, en elke doorsturing wordt gelogd.
Kunnen medewerkers het rooster wijzigen?
Nee. Het medewerkersportaal is alleen om te raadplegen. Verlofaanvragen en antwoorden op bevragingen verlopen via een goedkeuring.
Zit er artificiële intelligentie in?
De regelmotor is deterministisch en auditeerbaar. De assistent Polaris is een optie die u kunt uitschakelen: hij wijzigt het rooster nooit zonder bevestiging, en het gebruik ervan spreekt u af met de DPO van de zone.
Wat kost het?
Het aanbod hangt af van de grootte van de zone en van de hostingvorm. Vraag een demonstratie aan, dan bezorgen we u een becijferd voorstel.
PolPlan zien op een fictieve zone
Ter plaatse of op afstand, in één uur: het rooster, een afwezigheid die vervangen moet worden, een publicatie. Laat ons weten waar we u kunnen bereiken.